Veileder for arrangørerI Øyer skjer det små og store arrangementer året rundt. Veilederen gir arrangører tips og huskeliste for trygg og vellykket planlegging og gjennomføring.Noen punkter er viktige for alle arrangementer, mens andre er spesielt for store arrangementer. Vurder hva som passer for ditt arrangement. I Øyer er vi opptatt av at alle arrangementer i regionen skal være så bærekraftige som mulig. Vi oppfordrer alle arrangører til å ta i bruk tiltak som bidrar til et bedre miljø, et godt samfunn og en sunn økonomi.Bruk gjerne arrangementsportalen CIM Event for store arrangementer. Den hjelper deg med planlegging og du kan sende søknader og meldinger der.Se vår veileder Alt på ett sted i CIM Event Vi oppfordrer til å bruke arrangementsportalen CIM Event. Når du søker gjennom portalen får du veiledning gjennom alle kravene som gjelder store arrangementer, og du får mulighet til å administrere flere arrangementer på ett sted. Her er det også verktøy for risikovurdering. Vi har tatt i bruk portalen for å gjøre det:enkelt for arrangører og grunneiere å søke og melde fra om alt som trengs til trygge, gode arrangementerenkelt for det offentlige å behandle og godkjenne planer om trygge, gode arrangementerLes mer om CIM Event på sidene til Lillehammerregionen vekst.Før du begynner søknad og registreringDet er viktig at du har gjort avtale om arrangementssted før du starter registreringen i CIM Event. Lenger ned ser du noen tips om lokaler og areaner. Sikkerhet Sikkerhet er en grunnleggende del av et arrangement og arrangørene har et stort ansvar overfor artister, medarbeidere, frivillige og publikum. Det er viktig at alle risikoforhold blir identifisert og håndtert slik at risikoene i arrangementet vurderes som akseptable.Her finner du DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangementer. I denne veilederen finner du råd og regler om blant annetPlanlegging og risikovurderingRegelverk og myndigheterOrganisering og bemanningUtforming av arrangementsområdeTilgjengelighet og universell utformingSanitet, hygiene og avfallBeredskapAlle arrangører bør foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse av sitt arrangement og utarbeide en beredskapsplan. Stikkord for dette arbeidet er: Hva kan skje, hvor sannsynlig er det at det skjer og hvilke tiltak må iverksettes? Les mer om risiko i kapittel 2 i veilederen for sikkerhet ved store arrangement. Arenaer og lokaler I Øyer er det mange store og små lokaler og arenaer som passer til ulike arrangementer:De mest relevante for arrangement kan være:Samfunnssalen i ØyerSamfunnssalen på TrettenØyer ungdomsklubbAmfiet på Solvang skoleKirkeneØyerhallenTrettenhallenGrunnskolene (gymsal, klasserom med mer)Les mer om leie av kommunale lokaler Politi MeldepliktDen som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette. Dette kan være demonstrasjoner, politiske manifestasjoner, opptog, møte, sammenkomst med dans, stand eller lignende.SøkepliktDersom et arrangement har et slikt omfang at det åpenbart vil medføre behov for betydelig ferdselsregulering eller vakthold skal det leveres inn skriftlig søknad i stedet for melding. Dette kan være arrangementer som konserter, messer, festivaler m.v. Søknad skal fremlegges senest ti dager før arrangementet.Meldinger og søknader om tillatelse sendes til Innlandet politidistrikt på Lillehammer, post.innlandet@politiet.no eller i brevpost til:Lillehammer politistasjon, Postboks 355, 2303 HamarLes mer om politiets bestemmelser om arrangement på offentlig sted Brann Meld fra til brannvesenetAlle store arrangement skal meldes til brann- og redningstjenesten. Meldingen bør sendes én måned før arrangementet.Konsekvensen av en brann kan bli svært alvorlig når mange mennesker er samlet på et avgrenset område. Det er viktig at utstyr og bygninger er kontrollert og vedlikeholdt for å unngå brann. Arrangøren må derfor innøve gode rutiner på forhånd for å forebygge og redusere skade ved brann. Det må være tilstrekkelige og lett tilgjengelige rømningsveier og slokkeutstyr i tilfelle evakueringsbehov. Brannvesenet skal ha melding fra arrangør, hvis arrangementet skal skje i et bygg, eller på et område, som vanligvis ikke brukes til dette, eller om rammene for arrangementet går ut over hva bygningene/området er beregnet til.Hvordan melder jeg fra?Meldinger og søknader om tillatelse sendes til brannvesenet på brannvakta.postmottak@lillehammer.kommune.no eller i brevpost til Lillehammer region brannvesen, Pb. 986, 2626 Lillehammer.Større arrangementer registreres og meldes gjennom arrangementsportalen CIM eventHvis du ønsker å vite mer, kontakt gjerne Lillehammer region brannvesenSjekkliste for meldingen til brannvesenetHvordan sikkerhet er ivaretatt skal dokumenteres i meldingen ved å opplyse om følgende:Tidspunkt, tema, størrelse, sted med merRisikoanalyse for arrangementetHva som kan gå galtHvordan arrangøren vil forhindre at dette skjerHvilke sikkerhetstiltak som kan redusere konsekvensene hvis noe galt skjerBeskrivelse av brannsikringstiltakAlarm/lydanlegg/lysanleggSlokkeutstyrRømningsveier: kapasitet, avstand, merking, beliggenhet, antall adkomstveier, bredde, rømningsskilt/belysning og rømningsveiens kapasitet og utforming i forhold til beregnet antall publikum og tilgjengelig rømningstid.Hvis det gjøres endringer i forhold til lokalets godkjenning må publikumsantallet beregnes og dokumenteres av en kvalifisert brannrådgiverProsedyre for evakueringOversikt over sikkerhetspersonellAntall, rutiner og ansvarGjennomført opplæring og øvelserTilrettelegging for redningspersonellets adkomst til og i arrangementsområdetBrannvesenet kan kreve de opplysninger som er nødvendige for å vurdere faren for brann. Brannvesenet/kommunen kan også fastsette krav til ansvarshavende arrangør. Støy- og helseberedskap Arrangører av konserter må senest fire uker før planlagt arrangement søke kommunal helsemyndighet om godkjenning av arrangementet dersom de skal spille musikk utendørs som kan utgjøre en støybelastning for nabolaget. Helsemyndigheten vurderer søknader og innvilger hvor lenge det kan spilles utover kveld og etter midnatt med hjemmel i Lov om folkehelsearbeid og Helsedirektoratets veileder om "Musikkanlegg og helse". I tillegg tilsier helsemyndigheten at arrangør ved større arrangementer har nødvendig vakthold, organisert helsehjelp til stede under arrangementet og at publikum tilbys nødvendige sanitærforhold. Søknad må inneholdeNavn, adresse og telefon til arrangørTid og sted for arrangementetBeskrivelse av arrangementet: Hva skal skje, hvor mange kommer osv.Planer for spilling: Hvor? Hvor høyt? Hvor lenge/tidspunkt?Planer for sanitæranlegg og renhold av disse under arrangementPlaner for helseberedskap under arrangementetSøknaden sendes på e-post eller i brevpostE-post: postmottak@oyer.kommune.noBrevpost: Øyer kommunePostboks 42637 ØyerMer informasjon om støy og helseLes arbeidstilsynets veileder «Følg arbeidsmiljøloven og behold hørselen»Les Helsedirektoratets veileder “Musikkanlegg og helse”I tillegg er det verdt å merke seg at sedvane for nattero i Øyer er fra kl. 23.00. Alkoholservering - skjenkebevilling Ønsker man å servere alkohol på et arrangement må det søkes om skjenkebevilling. Undersøk med den arenaen dere skal benytte om de allerede har skjenkebevilling. Dersom arenaen ikke har skjenkebevilling, må dere selv søke. Les mer om salg, servering og skjenking her. Helligdager Det finnes en lov om helligdagsfred. Den beskriver når og i hvilken grad det er tillatt med støy i det offentlige rom på helligdager. Se mer informasjon i Lov om helligdagsfred. Vakthold Lov om vaktvirksomhetPå store arrangementer er det behov for vakthold. Det finnes en Lov om vaktvirksomhet som beskriver hvordan vaktholdet må organiseres. Loven gjelder alle typer ordensvakter, uavhengig av om man er ansatt i et vaktselskap eller ikke. Det betyr at det er hovedoppgaven som en person utfører under et arrangement som avgjør hvorvidt arbeidet omfattes av loven, ikke stillingstittelen. Serviceoppgaver som for eksempel garderobe, innslipp og publikumsveiledning omfattes ikke av loven.Kort om krav til ordensvakterAlle ordensvakter må være ansatt i et selskap som har tillatelse til å drive vaktvirksomhet. Unntak for “egenvakthold”Man kan søke politiet om unntak fra kravet om ansatte ordensvakter og selv drive det som kalles egenvakthold. Det må gjennomføres kurs for å kunne få en slik tillatelse. Les mer om vaktvirksomhet og egenvakthold på politiets nettsider. Sanitet Det er behov for en viss sanitetsberedskap ved store arrangement. Ved noen arrangementer er det kanskje tilstrekkelig med et par medarbeidere som er opplært i førstehjelp, mens det ved større arrangementer vil være behov for en organisasjon med leger, sykepleiere og ambulanse. Dette må inngå i den totale risikovurderingen som arrangør gjør i forkant av arrangementet. Tilgjengelighet for alle Dere som arrangører har et ansvar for å tilrettelegge for at flest mulig får tilgang til arrangementet. Tilgjengelighet for alle betyr at produkter, byggverk og uteområder skal utformes slik at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig. Tips og rådI DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangementer kan du lese mer om tilgjengelighet og universell utformingUnge Funksjonshemmede har utformet en inkluderingsveileder med tips til arrangører Estetikk Alle prosjekter skal planlegges og utføres slik at det innehar gode visuelle kvaliteter både i seg selv, og i forhold til omgivelsene rundt. Dette gjelder også arrangementer, og det er en del av flere typer tilskudds- og arrangementssøknader. Miljøhensyn Alle arrangementer i Øyer skal planlegges med hensyn til miljø. Det betyr blant annet å overholde lover og forskrifter som angår arrangementet. Det kan også bety å ha fokus på innkjøp og materialbruk, skadelige utslipp, reduksjon av avfall og estetikk. Lillehammerregion vekst har utarbeidet en veileder for hvordan arrangementer kan bli mer bærekraftige. Arrangører som ønsker å søke kommunen eller regionen om tilskudd over kr 50 000 må legge ved søknaden en bærekraftsanalyse. Veileder for bærekraftige arrangementerFlere tips om grønne arrangementer kan hentes på:MiljøfyrtårnportalenLNU sin sjekkliste for bærekraftige arrangementerMiljødirektoratet Avfall Det er arrangørens ansvar å få håndtert og fjernet avfallet, både under og etter arrangementet. Dette kan GLØR og GLØR Partner AS være behjelpelig med dette. Dette må avtales konkret for hvert arrangement og medfører en kostnad for arrangør. Les mer om GLØR på deres hjemmeside eller ta kontakt med GLØR på e-post. Matservering Melde til MattilsynetAll matservering må meldes til Mattilsynet. Dette gjelder også hvis dere ikke selger mat, men kun deler ut gratis mat eller smaksprøver.Unntak?Privatpersoner eller lag/foreninger som vanligvis ikke driver med matproduksjon og salg som hovedaktivitet, er unntatt fra meldeplikten dersom de skal selge mat kun én dag. Dette gjelder for eksempel skolemusikk som skal selge vafler en dag eller kakelotteri. Det er ikke tillatt å selge kremkaker ved kakelotteri fordi dette er varer som lett blir sure og kan forårsake sykdom.Mer informasjonSe mer informasjon om salg, servering og skjenking. Markedsføring og informasjon Arrangementskalender på nettVi oppfordrer alle til å legge inn åpne arrangement i arrangementskalenderen arrangementskalenderen Kulturnett Innlandet. Arrangementer som registreres der vises både på fylkeskommunens nettsider, Visit Lillehammers arrangementskalender og på kommunens nettsider. Andre arrangementskalendere:GDs - Det skjer Skader Skader som følge av arrangementer er arrangørens ansvar. Det krever at arrangør er bevisst sitt ansvar og tar en befaring på forhånd. Det er lett å skade trær, plen, planter, utemøbler, lysstolper, flaggstenger, gatestein, asfalt med mer hvis man ikke tar forhåndsregler. Det er viktig å ha god dialog med arena-/grunneier både i forkant og etter arrangementet. Tilskudd til arrangement Se vår oversikt over tilskudd og stipend Motorferdsel i utmark All ferdsel med motorisert kjøretøy utenfor vei og innmark blir regulert gjennom lov om motorferdsel i utmark. Motorisert kjøretøy omfatter alle kjøretøyer, fartøyer og luftfartøyer. Det går an å søke om dispensasjon fra loven, og få tillatelse til noen typer motorferdsel i utmark. Les mer om motorferdsel i utmark. Frivillige Å ha en god frivilligstab er ofte avgjørende for gjennomføringen av store arrangementer. Enkeltpersoner bidrar som regel gratis, mens lag og foreninger ofte får betalt for en større dugnadsinnsats. I følge arbeidsmiljøloven er en frivillig ved et stort arrangement å betrakte som en arbeidstaker. Arrangør er å betrakte som arbeidsgiver og dermed ansvarlig for den frivilliges sikkerhet.Les mer om å jobbe med frivillige i DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangement i kapittel 5. s. 57Frivillige organisasjoner kan bruke plattformen Frivillig.no til å rekruttere frivilligeI Øyer er det mange lag og foreninger, og flere av disse ønsker seg store dugnadsoppdrag for å få inntekter til foreningen sin. Her finner du oversikt over de lag og foreninger kommunen har kontaktinformasjon til. Forslag, spørsmål og svar Ta gjerne kontakt gjennom postmottak@oyer.kommune.no hvis dere har forslag til forbedringer av arrangementsveilederen! Vi setter pris på alle innspill.