Universell utforming av dokumenter, brev og planer

Blinde brukere må ofte laste ned dokumenter før de kan åpne dem i egne apper, og deretter søke etter dokumentet i appen. Sørg derfor for at filen har et tydelig og enkelt navn som gjør den lett å finne igjen.

Eksempel på dårlig filnavn:

Brev1.PDF

Eksempel på godt filnavn:

Årsplan 2024.PDF

Korrekt bruk av overskrifter gjør det lettere å navigere i store dokumenter. Når du følger riktig struktur for overskrifter, kan du også enkelt lage en innholdsfortegnelse.

Den første overskriften skal alltid være "Overskrift 1", den neste "Overskrift 2", og så videre. Når du begynner på et nytt tema, skal det starte med "Overskrift 1".

Hvordan lage overskrift

Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:

Stilen “tittel” er ikke overskrift

Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift. Men den kan brukes som tittel på selve dokumentets forside.

Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle.

Unngå blokkjustering av tekst.

En lenke skal si hva det er og hvor du lenker til.

• Skriv forklarende lenketekster som forklarer hva du finner og hvor du kommer. For eksempel: Tips til hvordan du kan skrive klart språk via Språkrådet.no.
• Lenketeksten bør stå for seg selv eller i slutten av et avsnitt.

Det er ikke noe poeng at de skal være korte. Lenketeksten skal beskrive hva den lenker til.

Ikke bruk lenker som:

• klikk her
• les mer
• her

Skriv heller lenketekster som hele setninger som er beskrivende.

I Øyer kommune skal vi bruke skrifttypen Aptos, det er Office sin nye standardfont.

Når du lager punktlister må du bruke punktlisteknappen.

Slik ser en riktig punktliste ut

• Ekempel 1
• Eksempel 2
• Eksempel 3

Slikk ser en punktliste som ikke er universelt utformet

*Eksempel 1
*Eksempel 2
*Eksempel 3

Selv om liste nummer to ikke ser så annerledes ut, så vil ikke ett leseprogram skjønne at det er en punktliste.

Noen ganger bytter Word automatisk språk når du limer inn tekst, på grunn av at "Identifiser språk automatisk" er aktivert. For personer som bruker skjermleser, vil teksten bli lest opp basert på det språket som er valgt.

Dersom norsk tekst er merket som engelsk, vil skjermleseren lese den med engelsk uttale, noe som ikke fungerer godt. Men hvis du har engelsk tekst, skal den være merket som engelsk for korrekt opplesning.

Hvordan merker jeg tekst med rett språk?

1. Merk den delen av teksten du vil endre
2. Enten velger du fanen “Se gjennom og velg språk” eller
   klikk nederst på statuslinjen i Word på Norsk (bokmål) 
3. Så velger du rett språk i listen 
4. Trykk "OK"

Ikke bruk understreking på tekst. I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke.

Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell. Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.

Hvordan merker jeg tabeller med rett utforming?

• Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
• Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
• Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.

Du bør kun bruke tabell til tabelldata, men mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell. Men om du må bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt. Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke på tabulator.

Eksempel på problem

Du har en tabell med masse informasjon, men har funnet ut av de som bruker leseprogram vil få det lest opp i en ulogisk rekkefølge.

Hvordan løse problemet?

Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet. En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell.

• Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler.
• Gjenta på alle kolonner

Legg til alternativ tekst for bilder og illustrasjoner. Dette gjør det mulig for brukere som ikke kan se bildene, å forstå innholdet.

Den alternative teksten bør gi en klar beskrivelse av hva bildet viser.

Hvordan legge til alternativ tekst?

1. Høyreklikk på bildet
2. Velg "Sett inn alternativ tekst"
3. Skriv inn en kort og forklarende tekst

Hvis det er bilder som er pynt trenger du ikke legge på tekst, da kan du sette kryss på "Marker som dekorativ". Men unngå å bruke bilder unødvendig, såkalte “pyntebilder” blir mer støy enn nytte.

Tekstbeskrivelse under graf

Du må legge til en god tekstbeskrivelse på alle grafer og illustrasjoner. I alternativ tekst skal du legge inn en kort beskrivelse hva grafen viser. Men du må i tillegg legge til tekst under graf slik at blinde også kan forstå hva grafen viser.

Fargeblinde

Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger. Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen.

Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument. De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først. Ingen tittel - ingen opplesing.

Hvordan legge inn tittel i Word?

• Klikk Fil og informasjon
• Under Egenskaper kan du legge til en tittel

Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker. Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.

Hvordan lagre PDF med rett struktur?

• Velg Fil og Lagre som 
• Velg filtype PDF
• Velg flere Alternativer
• Klikk knappen Alternativer

Kryss så av følgende:

• Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
• Dokumentegenskaper
• Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
• Lagre

Kontrollere at overskrifter ble med i PDF. For å kontrollere at tittelen ble med i PDF trykker du på fil, så egenskaper. Der ser du om tittelen er med.