Personvern

En personopplysning er en hvilken som helst opplysning som gjelder en privatperson som er identifisert eller som kan identifiseres. Dette kan være for eksempel navn, fødselsnummer eller mer sensitive opplysninger som diagnoser eller fingeravtrykk. 

Øyer kommune er nødt til å innhente personopplysninger for å utføre sine lovpålagte oppgaver og kunne gi gode tjenester til innbyggerne. Når vi behandler personopplysninger, betyr det at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller bruker dem for å kunne samarbeide med andre institusjoner som er relevante for deg.

For at kommunen skal kunne behandle personopplysninger om deg, trenger vi et rettslig grunnlag; det vil si en lovlig grunn. De ulike rettslige grunnlagene står i personvernforordningen artikkel 6.

Den vanligste årsaken til at kommunen behandler opplysninger om sine innbyggere, er i forbindelse med utøvelse av lovpålagte tjenester som barnehage og skole, helse- og sosialtjenester, tilskuddsordninger og byggesaker. I disse tilfellene følger behandlingens lovlighet av lovpålagte krav til kommunen om å tilby slike tjenester, og behandling av opplysningene er en forutsetning for å kunne gjøre dette.

Et annet eksempel på et rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger kan være dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale mellom deg og kommunen.

Dersom det ikke foreligger noe annet rettslig grunnlag, må kommunen ha samtykke fra deg for å kunne behandle personopplysninger, for eksempel i forbindelse med en spørreundersøkelse. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å kontakte kommunen, og du trenger ikke begrunne hvorfor.

Når du kontakter kommunen, innhenter vi de opplysningene som er nødvendige for å besvare henvendelsen din. Det vil si at vi kun behandler personopplysninger som er saklige og nødvendige i den konkrete sammenhengen.

Mange av personopplysningene får vi direkte fra deg, for eksempel når vi ber deg fylle ut et søknadsskjema. Når vi tilbyr lovpålagte tjenester, kan opplysningene også innhentes fra andre myndigheter for å kunne gi deg tjenesten. Dette kan for eksempel være ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV, spesialisthelsetjenesten eller utlendingsmyndighetene.

Du har rett til å vite hvor vi henter personopplysningene fra. Den enkelte virksomhet skal informere deg om dette, for eksempel når du søker kommunen om en tjeneste.

Personopplysninger vi innhenter, kan være følgende:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn og statsborgerskap.
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.
• Helseopplysninger som diagnose og medisiner.
• Opplysninger knyttet til de tjenestene du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon med mer.

Kommunedirektøren er behandlingsansvarlig i kommunen. Det vil si at kommunedirektøren har ansvaret for hvordan kommunen behandler personopplysninger. Kommunens ansatte utfører til daglig den behandlingsansvarliges plikter. Kommunen har også utnevnt et personvernombud som skal påse at kommunens behandling av personopplysninger skjer i tråd med loven.

Dine opplysninger registrerer vi i ulike registre og datasystemer. Våre databehandlere er leverandører av disse systemene, og vi har avtaler med dem som sikrer dine rettigheter. Våre ansatte som behandler dine personopplysninger, har gjennomgått opplæring i å håndtere dem. Vi har ulike sikkerhetstiltak, eksempelvis tilgangskontroll.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) og lignende. Personopplysninger vil ikke bli gitt til andre virksomheter eller personer med mindre det foreligger et samtykke eller lovhjemmel.

For eksempel vil kommunen utlevere opplysninger hvis vi har en rapporteringsplikt til statlige etater, eller hvis det er nødvendig for å kunne levere en tjeneste. Vi utleverer aldri flere opplysninger enn nødvendig for å oppnå formålet.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig eller vi har behov for dem. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke, slettes når du trekker det tilbake. 

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Det er du som eier personopplysningene dine, og kommunen behandler disse kun når vi har et lovlig grunnlag. Du har rettigheter i forbindelse med behandlingen, samt mulighet til å klage. Dersom du ønsker å rette en henvendelse til oss angående behandling av personopplysningene dine, skal kommunen besvare henvendelsen senest innen 30 dager.

• Hvis du krever innsyn, retting eller sletting, må kommunen bekrefte identifikasjonen din. 
• I enkelte tilfeller kan du bli nektet innsyn, for eksempel i taushetsbelagte opplysninger eller dokumenter som brukes til intern saksforberedelse. Dette gjelder også opplysninger underlagt arkivloven. Unntakene er spesifisert i personvernloven § 16 og § 17.

Innsynsrett 

Du har rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger kommunen behandler om deg. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre og er beskrevet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 15. I tillegg til å få innsyn i selve opplysningene kan du også kreve at vi opplyser om:

• Formålet med at vi behandler personopplysningene 
• Hvilke kategorier av personopplysninger vi behandler 
• Hvem vi eventuelt deler opplysningene med utenfor kommunen, for eksempel Skatteetaten eller NAV 
• Om opplysningene blir overført til et land utenfor EU/EØS eller internasjonale organisasjoner 
• Hvor lenge opplysningene blir lagret 
• Hvor vi har fått opplysningene fra 
• Om vi bruker opplysningene til automatiserte avgjørelser eller «profilering», og hvordan dette eventuelt gjøres

Rett til å korrigere feilaktige personopplysninger 

Dersom du mener at kommunen har registrert personopplysninger om deg som ikke stemmer, kan du kreve at vi retter dette. I noen tilfeller vil vi kreve dokumentasjon på dette. Du finner det beskrevet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 16. Hvis kommunen selv oppdager at vi har feilregistrert opplysninger om deg, skal vi på eget initiativ rette dette.

Rett til å få slettet personopplysninger 

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet vi samlet dem inn for. Dersom du mener at kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Du finner det beskrevet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 17. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Rett til begrensning av behandling som gjelder deg selv

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn, ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Rett til å klage

Hvis du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet. Vi anmoder deg om å kontakte oss først, slik at vi kan ta stilling til dine innvendinger og eventuelt oppklare misforståelser. Du kan også ta kontakt med kommunens personvernombud. Du finner det beskrevet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 77. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider. 

Ansvar

Behandlingsansvarlig: Øyer kommune.

Databehandler: Øyer kommune og systemleverandører.

Kommunen er ansvarlig for innhenting og bruk av personopplysninger som gjøres via nettstedet oyer.kommune.no, og tilhørende digitale publikumstjenester.

Databehandleravtaler mellom Øyer kommune og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles og oppbevares. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Elektroniske skjema og digitale tjenester

Når du fyller ut digitale skjema eller benytter deg av innloggede tjenester, vil personopplysningene dine, som for eksempel navn eller telefonnummer, bli registrert av kommunen. Informasjonen som blir sendt inn, vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet. Øyer kommune jobber med skreddersydde personvernerklæringer knyttet opp mot det enkelte tjenesteområde.

Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende enhet i Øyer kommune, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv.

E-post til Øyer kommune

Når du sender oss e-post, vurderer vi om den skal journalføres eller ikke. Dersom den journalføres, registreres den i vårt arkivsystem i henhold til norsk lovverk. Henvendelser du sender oss via e-post, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside, slik som www.oyer.kommune.no. Øyer kommune bruker ikke cookies til å generere statistikk ut over webstatistikk, se beskrevet i eget punkt. Vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.

Innsamlede opplysninger om deg

Du kan få innsyn i alle opplysningene som Øyer kommune har registrert om deg, dersom du ber om det. Dersom opplysningene ikke er korrekte eller relevante, kan du be om at de rettes eller slettes. Norsk lovverk vil deretter avgjøre hva som kan bli slettet.

Innsamling av webstatistikk

Vi ønsker at du som besøkende på nettsidene våre skal finne det du er ute etter raskest mulig. For å lage og vedlikeholde et brukerrettet nettsted er vi avhengige av å kunne analysere brukermønsteret til dem som bruker sidene våre. Vi samler derfor inn ikke-sporbare opplysninger om besøkende på oyer.kommune.no, for å forbedre nettstedet. Eksempel på hva statistikken gir svar på er; antall og type søk, hvor lenge besøket varer, hvilke nettlesere som blir brukt, osv. Opplysningene blir anonymisert og kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker.

Sikkert nettsted

Øyer kommune benytter HTTPS for å sikre våre nettløsninger mot hacking. HTTPS gjør at kommunikasjonen skjer sikkert mellom nettleseren på din datamaskin/mobilenhet og serveren som driver nettstedet.

Spørreundersøkelser

Vi bruker ACOS Interact eller Netigate til å gjennomføre spørreundersøkelser blant våre brukere og medarbeidere. Vi har databehandleravtale med begge leverandørene. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke.

• Anonyme undersøkelser: Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke vi eller leverandørene samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.
• Identifiserbare undersøkelser: Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan vi identifisere de som har besvart undersøkelsen. 

Vi deler ikke opplysninger vi får i spørreundersøkelser med andre og bruker heller ikke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Personopplysninger blir slettet 60 dager etter undersøkelsens slutt.