Rutiner for varsling

3 Arbeidsgivers saksbehandling av mottatt varsel

1. Når en leder mottar et varsel, må det først gjøres en vurdering av fare for liv og helse. Bruk skjema i vedlegg 2 for dokumentasjon. Ved fare kontakt nærmeste leder på tjenestestedet.
    
2. Leder må sende en skriftlig bekreftelse på at varselet er mottatt og vil bli fulgt opp i tråd med kommunens rutiner. Dette skal gjøres innen fem dager. Bruke skjema «Tilbakemelding til varsler ved mottak av varsel» (Vedlegg 1) 
   ✓ Der arbeidstaker gir varselet muntlig har den som mottar varselet ansvar for å få dette registrert skriftlig. Den som varsler skal da få tilbud om å se gjennom at beskrivelsen gjengir saken korrekt. Dersom varsler ikke ønsker å se gjennom skal dette noteres i saksbeskrivelsen.
    
3. Lederen skal så vurdere om det er grunnlag for å undersøke de påståtte kritikkverdige forholdene nærmere. Dette skal gjøres så snart som mulig og senest innen 14 dager etter mottatt varsel. Lederen, eller den varslingsrådet peker ut som 6 saksbehandler videre i saken, skal sørge for å gi tilbakemelding til varsler om hva som nå vil skje med varselet. Dersom det tar lang tid å behandle varselet skal det orienteres om dette.
    
4. Lederen som mottar varslet, har som hovedregel ansvar for å følge opp varselet. Varslingsrådet skal kontaktes ved mottak av varsler for bistand og råd til videre oppfølging. Innholdet i varselet kan også medføre at andre må være ansvarlig for videre saksbehandling.
    
5. Varslingsrådet er et sentralt organ i kommunen for mottak av varsler. Leder har ansvar for å sende mottatt varsel til varslingsrådet. Varsleren kan også benytte seg av varslingsrådet, dersom varsling i lederlinja ikke er aktuelt. 
   
   ✓ Varslingsrådet består av HR-leder (leder av varslingsrådet og kontaktperson), kommunalsjef for Helse og omsorg og hovedverneombudet. 
   ✓ Varslingsrådet kan knytte seg til juridisk bistand og annen relevant kompetanse for saken. 
   ✓ I utgangspunktet er det mottaker av varselet som er sakshandler i saken, med mindre varslingsrådet finner en annen utfra sakens art. 
   ✓ Dersom varselet omhandler noen i varslingsrådet vil medlemmet ikke bli involvert i saksbehandlingen. Da skal kommunedirektøren kontaktes, og andre representanter vurderes innsatt i rollen, f.eks juridisk bistand.
    
6. Dersom varselet gjelder kritikkverdige forhold hos konkrete personer, skal vedkommende så snart som mulig gjøres kjent med varselet og med hvilke opplysninger som er gitt, slik at han/hun får anledning til å komme med sin versjon av saken jfm. kontradiksjonsprinsippet. Det tas forbehold for saker hvor det av hensyn til videre politietterforskning er viktig at vedkommende ikke gjøres kjent med varselet. Dette kan for eksempel gjelde ved mistanke om korrupsjon eller andre kriminelle handlinger. 
    
7. Varsel mot kommunedirektøren Dersom organisasjonen mottar et varsel som omhandler kommunedirektøren skal den videreformidles til ordfører som har ansvar for å behandle varselet. Ordføreren skal ta kontakt med KS advokat for å søke råd og veiledning. 
    
8. Saksbehandlingsrutiner
   
   ✓ Saksbehandler skal bruke trinnene i skjema «Oppfølging» (vedlegg 2) og fylle ut skriftlig. Det skal sikres at berørte parter gis anledning til å uttale seg om forhold som omhandler ens person. 
   ✓ Når undersøkelser er gjort, skal konklusjon utarbeides skriftlig etter at saken er best mulig undersøkt. Saksbehandler vurderer tiltak for å lukke saken. Bruk skjema «lukking av varsel» (vedlegg 3). 
   ✓ Saksbehandler skal gi varsler skriftlig tilbakemelding på at varselet er lukket. Bruk skjema «Tilbakemelding til varsler ved lukking av varsel» (vedlegg 4). Kopi sendes til varslingsrådet. Den som har varslet har ikke krav på informasjon om innholdet i den vurderingen som gjøres eller om hvilke tiltak som evt. settes i verk. Varsler skal likevel få tilbakemelding om konklusjonen, altså om arbeidsgiver mener det har forekommet kritikkverdig forhold eller ikke, samt om det iverksettes tiltak for å rette opp forholdet. 
   ✓ Parter i saken kan ha rett til innsyn i sakens dokumenter. Dersom varselet omhandler en navngitt person har som hovedregel denne partsrettigheter etter forvaltningsloven §2 1.ledd bokstav E.
    
9. Når saken er ferdigbehandlet skal den det ble varslet om straks ha beskjed, uansett sakens utfall. Dersom konklusjonen fra varslingssaken er at det har skjedd brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, skal en eventuell personalsak håndteres i tråd med saksbehandlingsreglene i lov og avtaleverk. Dersom det tar lang tid å behandle saken skal vedkommende orienteres om dette